כולנו יודעים כי שטף המידע שמגיע לעובד ולמנהל בכל ארגון שהוא, מעסק קטן ועד חברת ענק, הינו גדול ביותר. הדבר נכון לגבי כל תחומי העיסוק בעבודה, במחלקת הנהלת חשבונות, אצל המוכרנים, אנשי השיווק, במערך הייצור, בפיתוח ולמעשה, גם במשרד עצמאי עם עובדים בודדים בלבד. אחד הדברים שניתן לעשות על מנת להתמודד עם שטף מידע הרב הוא לרכוש תוכנת ניהול משימות ולהשתמש בה לטובת מינוף יכולותיכם ושיפור ביצועי המשימות שלכם. מהן היתרונות של תוכנה שכזאת? הישארו עימנו.
הפחתת העומס בתיבות הדואר האלקטרוני
מידע רב זורם בכל עת בתיבות הדואר האלקטרוני של מנהלי ועובדי העסק. המידע כולל מלל חופשי וקבצים שונים כגון קבצי PDF סרוקים או מחוללים אוטומאטיים (למשל, קבלות וחשבוניות), קבצי אקסל לריכוז נתוני לקוחות עוד. אם לא די בכך הרי שמשימות שונות שמוטלות על עובדים כוללות התכתבויות שוטפות סביבן, דבר שמכביד מאוד על תיבות הדואר האלקטרוני ויוצר בלבול רב בקרב העובדים. תוכנת ניהול משימות עוזרת לעשות המון סדר בבלגאן הזה וחוסכת את השימוש במייל. הרעיון פשוט – בעזרת התוכנה כל משימה שהעובד מקבל כוללת לו"ז נדרש, ממשק נוח להשארת הודעות, את קביעת התוואי והשלבים לביצוע המשימה ומקום לסימונים והערות. באופן זה ניתן לעקוב אחר קצב התקדמות המשימה מבלי להציף את תיבות הדואר האלקטרוני. הממשק נוח ופשוט ואף ניתן לבצע חלוקת הרשאות פר משימה אך ורק למעורבים בה, דבר שמאפשר התמקדות ומונע פיזור מידע לא רצוי.
הקצאת משימות אוטומטיות
ישנן משימות שמבוצעות באופן יומיומי, וביצוען המדוייק מבחינת הזמנים קריטי לפעילות העסק. תוכנת ניהול משימות איכותית מאפשר לתמוך בכך באופן מושלם, מה שמאפשר עבודה רציפה ללא תקלות. באמצעות התוכנה העובדים מקבלים משימות שמגיעות אליהן באופן אוטומאטי מהמערכת, עם לו"ז ידוע מראש והכוונה כיצד לפעול. כאשר ישנה בעייתיות בביצוע משימה מסויימת, למשל עיכוב ביצירת קשר עם לקוח שפנה לקבלת שירות, יקבל העובד הפנוי ביותר משימה דחופה ליצירת קשר עימו. באותו האופן צ'קים שחוזרים יעודכנו ישירות במערכת הנהלת החשבונות ותוכנת ניהול המשימות תשלח הודעה אוטומאטית לעובד שיטפל בבעיה וייצור קשר עם הספק או הלקוח וכו'.
כדאי ומומלץ לבחור תוכנת ניהול משימות שעובדת בענן כך שהיא תתעדכן בזמן אמת וניתן יהיה לגשת אליה מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט. כמו כן, על מנת שתהליך הלמידה יהיה מהיר, כדאי לרכוש תוכנה שכבר פועלת אצל אלפי לקוחות מרוצים בישראל ואשר כוללת ממשק נוח וקל ללמידה, כזה שמבוסס על תוכנות מוכרות וגדולות כגון מייקרוסופט ואחרות.
