המשרד הוא המקום בו נרקמת כל הפעילות העסקית השוטפת שלכם, מגויסים לקוחות חדשים, משרתים את הקיימים, מפיקים דוחות ומנהלים את הכספים, ובו כמובן נמצאות ומתפקדות כל הנפשות הפועלות. כפי שניתן להבין, מדובר במישורים רבים שחשוב לשלוט בהם על מנת שהעסק יתפקד כהלכה ואף יתקדם לאורך הזמן. על מנת להבטיח זאת חשוב להסתייע בקדמת הטכנולוגיה ובמילים אחרות – להשתמש בתוכנת ניהול ממוחשבת. בשורות הקרובות נסקור את האלמנטים שכל תוכנה לניהול משרד חייבת לכלול על מנת שתוכלו להפיק ממנה את המקסימום.
מערכת CRM
לקוחות העסק מהווים את לב ליבו ועל כן כל תוכנת ניהול משרדית חייבת ראשית כל לכלול מערכת ניהול לקוחות מסודרת מסוג CRM. מדובר במערכת שבונה עבור כל לקוח תיק נפרד ובו מצויים כל הפרטים אודותיו, לרבות הרכישות שלו, מצב הפנייה והטיפול בבקשותיו, טפסים וחוזים עליהם חתם ועוד. כל העובדות מראות כי תוכנה לניהול משרד שכוללת מערכת CRM עוזרת להעניק שירות טוב יותר, להתייעל מבחינת סדרי העבודה, לנהל טוב יותר את צוותי העובדים ואף לתמוך בקמפיינים שיווקיים. ההנהלה מצידה יכולה לשלוף בכל עת את פרטי הלקוחות ע"פ פילוחים מסויימים כמו גם שניתן לבקש מהמערכת "לדחוף" מוצרים ושירותים ללקוחות בעלי מאפיינים ספציפיים, לבצע follow-up לניטור אחר מדדי שביעות רצון לקוחות ועוד.
הנהלת חשבונות
כמו כל משרד, גם אתם צריכים להתנהל נכונה מבחינת מערך הכספים שלכם על מנת לשמור על עסק "בריא". הדבר נכון הן לגבי עסק גדול שמחזיק מחלקה שלמה של הנהלת חשבונות לצורך העניין, והן כאשר מדובר במשרד של איש אחד שאינו מצדיק החזקת מחלקה מקצועית בתחום וזקוק לתוכנה ייעודית שתבצע זאת עבורו על הצד הטוב ביותר. תוכנה לניהול משרד הכוללת בתוכה גם ממשק של הנהלת חשבונות תאפשר זאת באופן יעיל וקל. באמצעות הפונקצייה הזאת ניתן לנהל את מערך ההכנסות וההוצאות של העסק באופן מושכל ומדוייק, לשלוף מידע אודות חייבים בלחיצת כפתור פשוטה, להפיק חשבוניות וקבלות ואף לסלוק כרטיסי אשראי באופן מיידי ועוד. כמובן שכל תוכנת ניהול אשר כוללת ממשק הנהלת חשבונות מגיעה מותאמת למערכת המיסוי בישראל ומתאימה לעוסקים פטורים ומורשים גם יחד.
פונקציות נוספות שרצוי שכל תוכנה לניהול משרד תכלול הן מערכת לניהול עובדים, ניהול המלאי, מערכת לניהול משימות ופרוייקטים ועוד. מעבר לזאת, ישנן מספר תכונות שכדאי ורצוי שיהיו אפשריות בתוכנה שתבחרו וביניהן: יכולת גישה מהאינטרנט ללא חובת התקנת התוכנה על מחשב ספציפי, ממשק יעיל ואינטואיטיבי לשימוש וללמידה, וכמובן תמיכה מלאה בהטמעת התוכנה וטיפול בבעיות טכניות בעתיד.
