תוכנות הנהלת חשבונות – מייעלים את הפעילות העסקית שלכם

מחלקת הנהלת חשבונות הינה לב ליבו של כל ארגון שהוא, מעסק גדול ועד קטן, מחברה מסועפת ועד לחנות יחידה. ובעוד בעבר הנהלת החשבונות של הארגון התבצעה באמצעות רישום על גבי ניירת ואחסון בתיקיות בלבד, הרי שכיום הטכנולוגיה מחליפה את הצורך בכך באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות ייעודיות. מה הן כוללות בדיוק וכיצד הן יעזרו לכם לייעל את הפעילות העסקית שלכם? להלן סקירה מקוצרת.

הפקת חשבוניות וקבלות בלחיצת כפתור

אחת הפעולות השכיחות ביותר בכל עסק היא הפקת חשבוניות וקבלות ללקוחות ולספקים, מה שמתבטא בניירת רבה שתופסת מקום רב ואף מבזבזת משאבים עצומים. תוכנות הנהלת חשבונות ממוחשבות אמורות לפתור את הבעיה אחת ולתמיד, שכן הן מאפשרות להפיק כל מסמך בקלות וביעילות ובלחיצת כפתור פשוטה. בו בזמן אף מתבצעת שליחה אוטומטית של המסמך בדואר האלקטרוני היישר אל הלקוח. המסמכים עצמם אף יכולים לעבור אחסון מקומי בענן, כך שהם זמינים בכל עת למנהלים לצרכי מעקב. כל מסמך שמופק ע"י המערכת זוכה לחתימה דיגיטאלית ומספר סידורי, כך שהמסמכים נראים הרבה יותר רשמיים ומכובדים ומאפשרים מעקב נוח ויעיל בדומה לתהליך שליחת דואר רשום. בצורה זו הארגון מתנהל טוב יותר עם הטפסים שלו ומסוגל לאמת קבלת מסמכים ספציפיים ללקוחות וספקים.

חיבור ישיר למערכת סליקת כרטיסי האשראי

חיוב הלקוח באופן מיידי מהווה פעולה חשובה ביותר בעולם העסקי, שכן השלמת החיוב במועד מאוחר יותר ע"י טפסים שונים עשויה לגרום ל"נפילה בין הכיסאות" ועיכובים מיותרים . אין ספק כי ביצוע הפעולה בשלמותה (ביצוע חיוב בו במקום או בתאריך יעד מוגדר+ הפקת חשבונית אוטומטית) באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת מהווה פעולה אידיאלית. תוכנות הנהלת חשבונות מתקדמות יתמכו בכל מערכות סליקת כרטיסי האשראי הקיימות, ויספקו תיעוד מלא לתהליך, החל מבקשת החיוב ועד לתשובת מערכת האשראי בפועל. באופן זה המערכת מאפשרת מעקב יעיל אחר חובות, שכן כאשר מתבצעת רכישה או מכירה מחלקת הנהלת חשבונות מתעדכנת באותו הרגע בכל פרטי הלקוח וההתחשבנות מולו. במידה ומדובר בחוב שנוצר, המערכת מתייקת זאת באופן אוטומטי ומתריעה על היווצרות החוב. תוכנת הנהלת חשבונות מתקדמת אף תאפשר סנכרון מלא מול מערכת ניהול תיקי הלקוחות של העסק (CRM), ותשלח תזכורות אוטומטיות אודות חוב שנוצר.

גמישות מרבית לצרכי העסק

כל עסק הינו מעט שונה באשר לסוג הסחורות והשירותים המסופקים, ובהתאם לכך גם הצורך במספר אפשרויות שונה במערכת הנהלת החשבונות. תוכנות הנהלת חשבונות מתקדמות יציעו לכם גמישות מרבית בהתאמה לצרככם ודרישותיכם, ועל כן כדאי מאוד להתקשר עם חברה שמציעה תוכנות שכאלו בהתאמה אישית, ולא להסתפק בתוכנות סטנדרטיות שמקשות על העבודה השוטפת ואינן מצליחות לספק מענה הולם לכל הצרכים.